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如展览的筹备工作怎么做

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与其他经济流通领域一样,会展业也有这样的规律:良好的供应短缺是卖方市场;超过需求的不良展览是买方市场。良好的展览和展览是高效的,表现出良好的效果。这样的展览一般都是专业性的,规模大(就行业而言),并且有一定的历史。好的展览会是靠专业技术、靠严格管理、靠长期努力造就的。由于展出效益好,参展的需求很旺盛。但是展览会的组织者为了保证展出质量,会对展出者和参观者进行严格地控制。首先是对申请参展者进行资格审查,有可能需要等待几年才能参展。   
其次,组织者对已参展者会展策划进行监督检查,对违反展览规定者予以处理乃至禁止参展。此外,对参观者也进行控制,符合条件者方可参观展览。这些措施保证了展览会的质量和效益.


鉴于以上情况以及展览筹备周期长的特点,在做出展览选择之后就应立即着手展览工作。第一,尽早着手做展览工作。首先是需要尽早提出参展申请。好的展览会可能有很多的申请参展者在等候。展览会组织者的公开原则是按先来后到排序,并基本按此原则接纳新的参展者。因此应尽早报名排队。但是,排队等候的实际情况可能并不十分透明,组织者很可能优先照顾质量好的展出者或者公关工作做得好的展出者。因此,展出者还可以做些公关工作,争取优先参展。当然也要做好长期排队的准备。就世界最好的展览会而言,连续等候数年仍不能参展的现象很普遍。因为展览会面积有限,现在参展者大都不愿退出,便只有等待因违反展出规定而被禁止参展者的空缺。对于举办单独展览会的展出者而言,也应尽早落实场地,好的展场都很拥挤,尤其是好的展览时间,不提前几年是租不到场地的。

  
第二,做好长期工作的打算,制定会展策划,按部就班地开展各项工作。在所有的营销方式中,展览可能是环节最多,周期最长的一种方式,而且各个环节互相连接。所有这些工作不可以(也不可能)等到最后时刻再做,不可以(也不可能)忽略某些环节不做。因此要制定周密的长期工作计划安排,经费、人员(筹备人员、展出人员)、工作项目(联络、调研、展品、运输、设计、施工、宣传、公关、膳食行等)、工作日程等等要统筹考虑安排。


会展项目的适宜性将直接影响参展商是否能够实现他们的展览意图,以及他们能在多大程度上实现他们的展览意图。因此,我们应该充分重视展览的选择。展览选择是一个调查和决策的过程,即收集和研究展览资料,在此基础上进行分析和比较,最后做出选择。展览选择工作可以大致分为:根据综合展览资料进行研究、选择,根据具体展览资料进行研究、选择,通过直接询问有关方面获取资料进行研究、选择以及通过实地考察获取资料进行研究、选择。这四个层次的关系是后者比前者需要更大的投入,所产生的结果也更准确。展出者可以根据自身的条件和需要使用浅层次的方式或全部的方式做展览选择工作。无论如何,展出者应该用科学的态度和方法来完成展览选择工作。