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会展策划对于会展招商很重要

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在现代葡萄酒贸易交往中,会展策划对市场的渗透作用越来越强,是扩大市场的跳板,是贸易和宣传的重要场所。来自各行各业的贸易商、制造商、经销商和投资者聚集一堂,进行交流、做生意、调查市场、获取新信息、客观测试产品。多种益处同时集中在几天内获得,成倍地降低了成本,提高了经济效益,给企业发展带来许多商机。会展策划已被所有商界公认为不容错失的拓销手段,是最杰出的市场,是通向终端的直通车。

  
广东、四川、北京、上海等省市做为全国会展经济的高端市场,竞争高度集中,同类参展商短兵相接、争夺客户,入宝山却空手而归的事情并不鲜见。企业要在这样一个完全向买方市场倾斜的环境中脱颖而出,严慎甄别,科学决策,精心筹备、全力操作,完善后续服务是保证会展招商成功的关键。笔者将多年主办、承办展会和参展、参观的体会与诸君分享,并求教方家。

  
一、在决定参展之前,必须考虑自身的需要和市场条件,以展示招商、企业形象宣传、学习交流三大功能为目标价值取向,从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场、参展目的等各方面,做调研、选择,综合专家意见,决定是否参展。   
二、精心策划、周密筹备,凡事预则立、不预则废。要达到预期的招商目的,前期准备至关重要。准备工作主要涉及如下方面:

1、策划参展战略。着眼于企业经济发展的大势,运用整合策略,概括最具吸引力的自身优势,分析经销商的投资意向、投资领域、相关费用标准、项目材料要求等;提炼会展招商的核心理念,要深远而有感召力,让受众能一下子领会并记住,产生强烈的冲动来参加。所有工作都一定要围绕核心理念来展开。

2、 编制会展招商策划流程。编制筹备、布展、撤展的日程计划、参展人员培训计划、当地市场调查计划、安排展览现场或场外的招待会、差旅日程、访客回应处理程序、展览期间的约谈访问计划、拜访当地重点客户等计划。以上这些方案都要尽可能表格化、清晰表现工作计划等。

3、发布参展招商信息。在展会开幕前一个月至两周内,将企业参展信息(突出的市场潜力、产品卖点、展位号、住房号等)告知经销商与潜在客户,起到先入为主的作用。

4、制作展览(招商)资料。以图文并茂形式介绍企业的缘起、背景、产品情况、销售政策、市场管理制度、终端建设策略,让经销商全面了解企业、产品及市场运作思路,增进合作信心。包括企业画册、销售管理手册、产品手册、传单、新闻稿和影视VCD、会议礼品等。招商资料应制作精美,与品牌风格相吻合。

5、网络传播。借助参展商与展览网页的链接,提高公司知名度,在线答复参观者的问题,做展览期间的约谈。网页上发布参展主题和不涉密的图片、下载的产品示范,上网者可先在网路上简单了解厂商的产品,再至会场取得详细资料。列出未来参展一览表,方便客户做参观规划,提高展览现场辨识度。

6、设计制作展位。展位是企业的脸面,一线品牌适宜根据展位面积、位置及周围环境设计展位,采用特装布展,特装成本高但发挥空间大,在气势上震撼客商、打压竞争者,提高经销商的凝聚力和招商效果。展位设计搭建可由展会当地专业展览工程公司实施;拉网展架整体流畅,不拘于三面围板式结构,突出公司形象和传递产品信息,价格适宜,便于携带,要充分应用声、光、电、色彩、人员组合的良好氛围。

7、培训参展人员。酒类企业普遍缺乏专职展览招商的人员。对临时抽调人员和翻译的培训内容包括:企业知识、产品知识、市场现状、销售政策、销售渠道组建方式、主要竞争对手、谈判技巧及相关的营销技能。要注意鼓舞士气,让参展人员尤其是新手树立自信,从容应对客户,培训要做到信息共享、明确责权,并进行流程研讨。培训的方式有课程式、导演式和会议式等。

8、准备物料。物料提前准备好,会使现场工作有条不紊,省去不少麻烦。物料有:招商的资料、样品销售找零的钱币、饮料、广告用品、礼品、名片盒、签名通讯录、签字笔等办公文具等;准备大量代表参展商产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商。

9、保障措施。制定制度,由专人保管资料、名片、现金、帐册、文件包;制定保健的措施、发生意外时人员疏散计划、消防的措施、户外雨天工作程序等。


三、为了取得最佳效果,我们应注意以下事项:

1、将展厅布置与外部谈判相结合。有的摊位小,参展商数量众多。他们可以在展厅附近的酒店租用会议室,或者与他们所住的酒店中的客户联系,以创造一个更轻松的谈判环境。也可利用夜晚等闭馆时间,更广泛深入地接触经销商。

2、 统一应对,灵活掌握招商政策。按分工对口接待,避免介绍政策不一致,招致客商的不满;酒饮品市场的地区差异较大,代理资格不必强求一致,类似大连、青岛这类经济实力超过省会的城市,企业需要在权衡整体利弊的情况下,变通单一省级总代理的渠道策略,以免今后渠道冲突。

3、收集信息。展会是个短期信息爆炸的场所,要进行广泛地收集客户和竞争者、竞品的各方面信息。收集信息时既要注重信息的针对性;要注意不断改进收集资料、获取信息的手段;要对信息及时加以处理,并提高加工处理信息的能力。

4、合理分配人力资源。根据参展人员的能力、经验,分配工作任务。商务谈判、对外联络、后勤服务、展会信息收集,都应具体到人,主次分明,这样才能在实战中做到分工合作、相辅相成。

5、形象礼仪。员工的素质反映企业文化,所有参展人员注意自身形象,最好统一穿着企业商务装,面对客户不卑不亢,有礼有节,绝对禁止在摊位上闲聊、打个人电话、下棋、打扑克牌和轻慢、诽议客商的行为。

6、方案的实施要遵守原方案中制订的程序、原则和操作办法,不得随意变更时间、地点、出席会议的人员等,在万不得已的情况下才改变会议的有关事项。

7、实地观察后观察展会情况,尽早预约明年场地。