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有关会议策划执行注意事项盘点分析

会议策划执行是将活动所有的规划与设想付诸实践的过程,是整个会议活动的关键所在。一份完美的会议策划,不仅要有创意性,还要有足够的可行性,整个团队的执行能力也一直都是甲方在选择会务策划公司的时候所看重的。一场会议想要执行的高效且顺利,离不开众多人员的认真与努力。下面笃重营销就来和大家分享一些上海会议策划执行的相关注意事项。

一、确认和协调会议相关事项:包括会议时间、会议地点、会议主题、会议参与人员、会议流程等。这些一定要和会议的主持者沟通到位,以免活动现场出问题。

二、确认与会人员能够及时参加会议。在活动开始前一周就要了解到哪些人能够开参加会议,在会议举行的前一天,通过邮件或者短信提醒这些参会者会议时间。在活动开始的前20分钟可通过网络或者电话再次提醒这些与会人员。

三、检查会场。会议开始前对整个会场进行检查,尤其是一些细节之处,一定要做到位。

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四、调试会场设备。会议开始前,查看所需材料是否准备齐全,对活动所要用到的设备进行调试。提前调试场地内的电脑和投影仪,以及音响和麦克风,确保这些设备能够正常使用。另外,还要准备备用的麦克风和音响,一旦有意外发生,及时应对。

五、活动签到。在会议入口处设置签到台,所有与会者进行会议签到。签到有传统的纸质签到,还有时尚的网络签到,二者均可。同时,在签到处,发放活动的相关资料袋给与会者。

六、准备席卡与茶水。主席台一般是嘉宾、重要人员就坐的要提起准备好席卡,还有茶水和资料放置。

七、调试会场的空调。会议开始前,根据天气调试好会场的温服与湿度,保证室内温度适宜。

八、会议开始前,温馨提醒所有与会者保持手机静音。对会议主题进行强调与介绍。

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九、会议开始后,确保活动现场安静,安排好会议记录员对会议进行记录,安排摄影师对会议进行拍照和摄像。

十、会议茶歇,如果会议时间较长,中间要安排茶歇,可准备一点点心和水果。

十一、会议结束后,一定要做好善后工作,对会议室进行整理。对活动现场进行清理,所有的设备放归原位。