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大型会议策划方案的步骤

  每个公司都需要进行大型小型的会议活动,当然在进行比较重要的、具有商业性质的、涉及到多层高级领导层的相关公司会议时,更需要注重会议的环境和流程。特别是重要的大型的会议,在进行会议之前就需要准备大型会议策划方案,在制定方案时紧扣会议主题,进行各个会议步骤的环节安排。

  一、会议前的准备

  会议前方案负责人需要将会议中所有需要准备的事情准备起来,包括会议时间、会议场所、参会人员、酒店交通吃住等各方面都需要考虑周到。在决定好时间地点以及人员名单以后通过邀请函或者电子邮件等方式进行正式的邀请,通知时必须严谨,不能出现错误。除此之外还要假设突发情况,提前做好对突发事件的应对方案,保证会议的顺利进行。

会议策划

  二、布置会议场所

  会议场所是会议的主场地,是很重要的会议环境,所以一定要认真布置,因为在会议中通常会用到电脑、投影仪等播放PPT,或者是需要麦克风,需要运用到多媒体设备,灯光甚至音响、摄像机等等,这些有可能会遇到的设施都需要完善,做好充分的准备,并且确保没有问题。为会议人员准备的茶水、点心等都是必备的。会议室风格以简洁大方为主,不管是会议桌椅还是空间布置都要做到干净整洁。而且对于重要的商业会议,则更需要注重其保密性、安全性,防止会议内容泄露这点非常重要,需要重点注意。

  三、会议接待工作

  在参会人员到达固定会议地点参会时,主办方一定要安排工作人员进行接待工作。为他们提供舒适的酒店,精美的食物,对于重要人物最好是专门安排专车接送,防止因为交通问题在会议上迟到。贴心周到的服务,让参加会议的人员不为这些繁杂的琐事而费心,能够专心开会,全身心地投入到会议工作之中,并且还能产生更多好的工作想法,提高工作效率。

会议策划2

  四、会议总结

  在会议工作结束以后,有一个必经的环节,就是工作总结。工作总结作为策划方案中的重点必须要在会议策划方案中体现出来。对会议中所提出的各个问题、以及意见和建议进行总结,然后综合性地总结出下一步需要实施和执行的计划。在会议圆满结束以后,还需要安排会议人员们安全返回。

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