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在国内参展以及在国外参展注意事项

如何在中国参加展览?展览不再是展示产品、销售产品和购买商品的简单场所。现代展览迅速发展成为通信和信息获取的中心,参展是企业整个市场开发工作的重要组成部分,应纳入整体市场规划。在确定了参展目的后,选择合适的展览会是关键。
选择好书中的某个展览后,与主办单位取得联系,对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会会议策划的介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。 填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后,您还要将全部或者展位费作为定金汇至主办者,这样您的展位便得到最后的确定。


参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时,还要加上总费用的10%,作为不可预见费用的支出。


展台的位置由主办者全盘规划,按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置,或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之,越早将参展申请表格递交给大会主办者,越容易得到好的位置。除国内某些大型商品订货会仍采用面积较小的展位外,通常展览会的展位面积为9万平方米(3米*3米),称为标准展台。大会主办者负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施,包括三面展墙,二个能固定在展墙上的射灯,一个展桌(长1米,宽50厘米、高80厘米),二把椅子,地毯,220V5A三项电源插座一个,以及刻写眉方案即贵公司的名称。无特殊要求,眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。展览会的标准展位中,有一种特殊的位置位于每行展位的顶端,是最多只有两面展墙的展位,它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道,能更多接触到参观者。

 

因此,如果您越早申请参展,您越有机会向大会主办者寻求该种展位。超过四个或四个以上标准展位的面积时,您可以只预定光地面积,而自行策划、特殊装修。特装修则可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排,做出别出心裁的独特装修。大会提供标准展位的搭建,展墙、桌椅都采用的是防火材料,大做特装修时要特别注意,如果采用的是木结构的展架和装饰物,应涂上防火涂料。大多数参展商会有这样的感受,就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及上述的展览服务公司,可以提供桌椅、柜子、沙发等家具的临时租用服务。如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气/天然气等,您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调,在收取一定的费用后,大会主办者会安排、并可以提供这些服务。  


大会组织者通常会给布展留出足够的时间,大型展览会会议策划的布展时间为3天以上,并且可以在政党工作时间之外加班施工。在大会最后一天,观众清场以后即可以开始撤展。大会免费提供参观者通道和其它公共场地的清洁卫生,但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。参展人员报到时,大会主办者会提供参展工作证,一般一个标准展位提供2-3个工作证。工作证也是通行证,在整个布展、展览和撤展其间有效。大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬,这给您提供了联系客户和关系单位的机会,您可以列出名单,将入场券和名片一起寄给这些嘉宾,邀请他们前来参观和见面。


每个展览会出版展览日记或参展商名单,这些可以免费包括在每个参展商的姓名、地址、电话号码、联系人,甚至产品介绍中。这是展览的重要组成部分,不容忽视,这是展览的延续。那些没有在展览中见到你的访问者,那些没有参观展览会的人,可以在杂志上找到你的名字。如果有足够的展览和宣传经费,在会刊上刊登广告,其效果当然更加明显。为了吸引观众,参展商中以在展位内举办小型活动,如小型产品讲座,技术讲座,有奖活动,发送小纪念品,甚至新颖的文艺演出。总之,应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备包括上述会述、技术讲座所需要的设备,如声像设备的大屏幕电视、电视墙壁墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、VCD、DVD等。选用了合适的参展人员,便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件:对公司的产品和技术有较深入的专业知识;自信、适应能力强;性格外向、易于与各种人交谈;有参展经验;身体健康、乐于出差。